今まで仕事で使用していたものはスケジュール帳だけでした。いわゆるビジネス手帳。
最近それとは別のノートを使用してライフログを取るようになったら、なんだかうまいこと仕事が回っているような気がしていたので、その理由を少し考察。
今まではすべてをスケジュール帳に書いていました
今までは予定も、今日、消化した仕事の内容もすべてスケジュール帳に記入してきました。入社当初からなのでかれこれ20年以上、この方法で仕事を記録しています。
業務上、日報を提出しなければならないので、その日に行った業務を記録しなければなりません。なのでA4サイズのものを10何年かは使っていました。
この方法もけして悪くはないと思っています。一年で一冊のスケジュール帳がストックされていき、入社当初のスケジュール帳こそありませんが、ストック数は10数冊にもおよびます。
以前の仕事の情報を探すときに1年や2年程度前の情報は記憶の片隅に残っていることがありますが、5年、10年となるとほとんど忘れています。
「何年前の何月頃にやった仕事の詳細が知りたい。」時などにはとても有効な記録方法です。
ある程度古いスケジュール帳をみる時は、アルバムを見ているときのように、本来の目的以外の日付のところまで目を通して懐かしんだりしてしまいます。
自分自身の成長の度合いも分かり、とても興味深いです。
過去を振り返るスケジュール帳から未来思考のスケジュール帳へ
そういった、思い出が記録してあるスケジュール帳もいいのですが、やはりスケジュールには未来の事を予定しておく機能を充実させようと思ったのがこのことのキッカケでした。
スケジュール帳には必ずやらなければいけない予定を記入し、純粋にそれだけの用途にする。時系列に行動の記録をするためにはもうひとつ、ノートを用意しそれに記入していく。
最近、そんな方法にしてみたら、なんだか物事がスムーズに回るようになった気がしました。
その理由は「未来思考な考え方」にシフトすることができたからです。
携わる仕事には、納期や打ち合わせ日などたくさんの期日かあり、それに向けて業務を進めていきます。
スケジュール帳にその重要な期日を記入していくことによりそこまでの時間が具体的に見えてきます。
複数のタスクを消化しなくてはならない事態でも、スケジュール帳に記入されていくことで時間的な重要度、優先順位が構築され、後は、単純にそれらを推進していくだけでいいのです。
リラックスして最高のパフォーマンスをしよう
よく言われることに「物事を実行するのにそれほど、労力は使わない。労力を一番使うのはなにかを決定するときだ。」というものがあります。
「何から先に処理していこう？」や「何が一番重要なのか？」を決めるときが一番大変です。これを間違えてしまうと、あわてたり、オーバーワークになってしまいます。
今まででは空いた時間があればとにかく仕事の先取りをして少しでも早めに仕事を終わらせるようとしていました。
そのためか、すこし多忙になるとすぐに焦りが生じ、効率を上げることを中心にして業務を遂行していたのだとわかりました。
はたして、その仕事の仕方はお客様にとっては優先度の高い仕事の仕方だったのか疑問です。
スケジュールを必要な事項だけ記入することで、こころに余裕ができリラックスして物事を考えることができるようになりました。
このことはとても有意義なことです。何よりお客様の望む結果に近づけるよう思考しながら進めることができます。
そういった理由があって、この「スケジュール帳+ライフログノート」管理術が有効なのだと感じます。
ライフログノートについては後ほどUPさせていきます。
