最近、仕事が一段落してもなかなか「達成感」が得られません。その理由はいくつもの仕事が平行して進行しているためです。この本の作者デビッド アレンは近年、仕事が変わってきたと言っています。いつまでたっても終わりの見えない仕事、そんな風に変化してきたというのです。
ではそんな仕事をうまくコントロールするにはどうすればよいのでしょうか？
現代の仕事が持つ問題点
仕事をコントロールするにはまず、変化した現代の仕事は、従来とどのような違いがあるのか理解しておかなければなりません。
従来の仕事は今どこまで終わっているのか、あと何をすれば終了するのか明確でした。それとは違い、どんどんと複雑化する現代の仕事は、何が終わって、何が終わっていないかはっきりしなくなっています。「終わりがはっきりしていない仕事」=「やりかけの仕事」がますます頭の中にたまっていきます。
そういったストレスが原因でなかなかひとつのことに集中できなくなってしまいます。当然、効率は下がっていき、生産性は悪くなる。そうなるとまた「やりかけの仕事」が増えていく。悪循環です。
悪循環から逃れるための3つのするべきこと
この本の中で書かれていることはとてもシンプルで「リストをつくり、実行し、定期的に見直しながらリストを更新する」ことでストレスから開放されるだろうといっています。
１．頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出す。<リスト作り>
何をすべきか、何をやりたいかをすべて書き出します。ほんとにすべて吐き出すととてもすっきりとした気分になるそうです。そのすっきりした経験をすると書き出すことが習慣化されます。とにかくすべて書き出します。
２．次にとるべき行動を決める。<実行する>
やるべき事柄のリストができたら、その一つひとつに次にとるべき行動を決めます。今すぐにでもできること、自分ではない誰かがやること、やるかやらないか分からないこと、 など様々ありますがコツとしては「具体的な物理的行動で示す」ということです。「だれだれに今電話をかける」「月曜日の午前中に役所へ行き申請書をもらう」とゆうような感じで決めていき実行します。
３．信頼できるシステムで管理し、定期的に見直す。<見直して更新>
リストに沿って決めた行動が実行されているかを見直しまた、リストを更新する。これが最も重要な習慣です。この本では一週間に一度、必ず行うことと言っています。「週次レビュー」を習慣化することでこのGTDというシステムが信頼できるものになります。
読んだことを実践する
GTDの手法はシンプルであるがゆえに誰でも実践することができる。GTDを実践するだけで日々のストレスは激減し、ゆったりと
した気分で仕事ができるようになるだろう。しかしさらにその上のレベルを目指すならば、なぜGTDがそうなっているのかを理解
する必要がある。本書ではその手助けとなり、ストレスフリーの環境からどんどん新しいアイディアが生まれることを望む。
と本書の冒頭で言っています。「リストをつくり、実行し、定期的に見直しながらリストを更新する」このシンプルなシステムをより深く理解するための「52」の考え方。たまに読み返したりしながら実践していき、そのうちすばらしいアイデアが生まれることを願います。
